Solotrust.com - Setiap organisasi pasti memiliki arsip vital yang tidak tergantikan. Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi. Arsip sangat berguna karena berisi informasi untuk pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah. Arsip juga dapat menjadi pertanggungjawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.

Menurut UU No 43/2009 tentang Kearsipan, pasal 1, ayat 4, Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Untuk itu, Kepala Unit Arsip IPB University, Drs B Mustafa, MLib berikan tips mengelola arsip vital kantor.

Menurutnya, kita harus bisa mengenali apa itu arsip vital. Pertama identifikasi jenis arsip vital yang dimiliki, misalnya SK pendirian departemen, struktur organisasi, susunan pengelola dan lain-lain.

"Setelah itu buatlah daftar arsip vitalnya dan simpan di tempat aman yang mudah terjangkau," jelasnya, seperti dikabarkan IPB dalam laman resminya.

Kemudian, kata Mustafa, tentukan siapa yang punya hak akses ke arsip vital tersebut, yakni yang mengetahui tempat penyimpanannya, isinya dan memegang kuncinya.

"Untuk pengamanannya, bisa disimpan di dalam tas, dalam lemari dan dalam map plastik, agar tidak diserang rayap. Namun agar arsip tidak lengket ke plastik jika disimpan lama maka antara arsip dan plastik diberi lapisan kertas," jelasnya.

"Kemudian kalau terjadi bencana (kebakaran, banjir, gempa bumi dan lain-lain) siapa saja yang bertanggungjawab mengamankan arsip tersebut. Setelah bencana, siapkan program/tindakan perbaikan arsip kalau ada yang rusak," lanjutnya.

Oleh karena itu, Mustafa menyarankan sebaiknya semua arsip vital dibuatkan softcopynya yang sudah dilegalisasi dan diauthentikasi.

"Tentu saja arsip vital dapat pula dititipkan dengan menggunakan jasa penitipan dokumen di bank," jelas Mustafa. (Lin)

(zend)